Засвідчення вірності копій документів та виписок з них є однією з найпоширеніших нотаріальних дій. Необхідність її вчинення виникає в багатьох випадках життя громадян, і насамперед, коли треба той самий документ подати до кількох організацій або коли оригінал документа буде потрібен надалі чи коли виникає небезпека його втрати. Це, в основному стосується документів, що видаються органами РАЦСу, навчальними закладами, органами охорони здоров’я, нотаріальними конторами, документів про трудовий стаж, довіреностей та інших документів, які стосуються майнових та особистих прав громадян. Вони найчастіше необхідні для влаштування на роботу, вступу до навчальних закладів, одержання спадщини, пенсії тощо.
Вчинення цієї нотаріальної дії є правовою гарантією охорони прав громадян і забезпечує подальшу реалізацію важливих для громадян прав і обов’язків.
Крім нотаріальних органів, засвідчувати вірність копій документів відповідно до Указу Президії Верховної Ради СРСР від 4 серпня 1983 року „Про порядок видачі та засвідчення підприємствами, установами, організаціями копій документів, що стосуються прав громадян“, який діє в Україні відповідно до статті 3 Закону України „Про правонаступництво України“ як такий, що не суперечить законодавству України, мають право державні та громадські організації, установи, підприємства на прохання громадян. Ці документи повинні виходити від цих підприємств, організацій та установ і стосуватися прав та законних інтересів громадян, які звернулися з таким проханням. При цьому копії документів видаються на бланках цих підприємств, організацій та установ. Вірність копії документа засвідчується підписом керівника чи уповноваженою на те службовою особою та печаткою. На копії зазначається дата її видачі та робиться відмітка, що оригінал знаходиться на цьому підприємстві, в установі, організації.
Крім підприємств, установ, організацій, засвідчувати вірність копій документів відповідно до Закону України „Про адвокатуру“ мають право адвокати у справах, які вони ведуть.
Загальні вимоги щодо порядку засвідчення вірності копій документів підприємствами, установами, організаціями та адвокатами аналогічні вимогам, що ставляться до нотаріального засвідчення.
Умови засвідчення вірності копій документів та виписок з них.
Засвідчення вірності копій документів потребує додержання певних умов, за яких ця нотаріальна дія може бути вчинена, а копія документа матиме юридичну силу.
Першою умовою є відповідність документа, з якого засвідчується вірність копії, вимогам закону. Це означає, що документ не повинен суперечити законові як за змістом, так і за формою.
Стосовно деяких документів існує певний порядок їх оформлення і видачі, встановлено бланки єдиного зразка і реквізити документів, Це, в основному дипломи, атестати зрілості, документі органів РАЦСу тощо. Такі документи не будуть відповідати вимогам закону, якщо приміром, вони видані неправомочною установою, немає підпису службової особи чи печатки, не вказано число, місяць, рік видачі документа, відсутній реєстраційний номер, документ виготовлено на неналежному бланку і т.д. Усе це дає нотаріусу підстави для відмови у вчиненні нотаріальної дії.
Не відповідають вимогам законності документи, в яких є підчистки, приписки, незастережені виправлення, закреслені слова, які мають неясний текст, що його неможливо прочитати, нечітку печатку, які написані олівцем, викладені на декількох аркушах, але не прошиті, не пронумеровані та не скріплені належним чином.
Стаття 51 Закону України «Про нотаріат» є прямою гарантією забезпечення відповідності документа законові.
Якщо оригінал документа викликає сумнів щодо його дійсності, нотаріус може затримати цей документ і направити на експертизу на підставі своєї постанови. Якщо експертиза виявить порушення закону, нотаріус повідомляє про це для вжиття заходів відповідні підприємства, установи, організаці, чи прокуратуру.
Друга умова – наявність юридичного значення документа. Ця вимога випливає з сутності цієї нотаріальної дії та означає, що документ, з якого засвідчується вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, створювати певні правові наслідки для громадянина.
Практично кожний документ, який стосується прав і законних інтересів громадян, має чи може мати юридичне значення. Якщо у нотаріуса виникають сумніви щодо юридичного значення документа, він може з’ясувати, для якої мети засвідчується вірність копії. Незважаючи на закінчення строку дії документа, останній може мати юридичне значення за певних обставин, бо в ньому можуть стверджуватися факти минулого, які на цей момент мають значення для громадянина.
Не є документами в розумінні статті 75 Закону України «Про нотаріат», а отже не мають юридичного значення, енциклопедії, енциклопедичні словники, періодичні збірники, збірники наукових праць, книги, брошури, газети, журнали тощо, навіть у випадках, коли в них йде мова про певні події, певну особу чи про певні факти з її біографії, підтвердити які документально з тих чи інших причин неможливо. До них не можна не додати документи, що видаються на підтвердження обряду хрещення.
Третьою умовою засвідчення вірності копії документа є перевірка того факту, чи може нотаріус з представленого документа засвідчити копію.
Закон України «Про нотаріат» не містить повного переліку документів чи будь-яких посилань на документи, засвідчення вірності копій з яких забороняється. Частково вони перелічені в пунктах 255-259 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Міністерства юстиції від 3 березня 2004 року № 20/5 (далі – Інструкція), а також Указом Президії Верховної Ради СРСР від 4 серпня 1983 року (який не суперечить законодавству України), де визначено перелік документів, з яких вірність копії не засвідчується.
Це, в першу чергу, документи, що посвідчують особу громадянина, зокрема паспорт, а також документи, що його замінюють: довідка про втрату паспорта, видана органами внутрішніх справ, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця, довідка про звільнення з місць позбавлення волі.
До документів, що посвідчують особу громадянина і з яких не можна засвідчувати вірність копії, належать партійні квитки, профспілковий, військовий квитки, депутатські та службові посвідчення тощо.
Хотілося б звернути увагу на пенсійні посвідчення. Оскільки зазначений документ має адресну спрямованість, не може служити підставою для встановлення особи (не зважаючи навіть на відсутність будь-яких обмежень у статті 43 Закону України «Про нотаріат»). Таким чином, оскільки не є документом, що посвідчує особу, нотаріус вправі засвідчувати вірність його копії.
Забороняється засвідчувати вірність копій деяких документів, що видаються органами охорони здоров’я: довідки лікувальних установ про народження дитини, лікарняні свідоцтва і фельдшерські довідки про смерть, довідки і висновки про наявність психічних захворювань.
Засвідчувати вірність копій лікарняних листків, якщо вони були видані лікарем із затвердженням головного лікаря або спільно з ним, можна лише за умови, що їх підписали обидва лікарі.
Не можна засвідчувати виписку із залікової відомості, якщо не пред’явлено диплом про закінчення навчального закладу. Не підлягають засвідченню також тимчасові посвідчення, видані технікумами замість диплома, а також довідки про закінчення інтернатури, клінічної ординатури, аспірантури, виданих замість посвідчень. Не можна також засвідчувати вірність копій протоколів засідань екзаменаційних комісій при проведенні кандидатських іспитів. Забороняється засвідчувати вірність копії перепусток для проходу в установу, посвідчень про відрядження військовослужбовців, довідок про перебування в партизанських загонах. Не підлягають засвідченню копії трудових книжок у разі виїзду громадянина за кордон, бо трудові книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон. По запитах видаються архівні довідки.
Копія заповіту може бути засвідчена лише після подання нотаріусу особою, вказаною в заповіті, свідоцтва про смерть заповідача і за умови, що нотаріус має документальне підтвердження того, що заповіт не скасовано і не змінено.
Четверта умова передбачає, що засвідченню підлягають копії тільки тих документів, що виходять від підприємств, організацій, установ і стосуються особистих прав і законних інтересів громадян.
Отже нотаріуси не мають право засвідчувати вірність копії листів одних підприємств, установ, організацій, адресованих іншим підприємствам, установам і організаціям, бо такі документи повинні зберігатись у справах установи. Їх видача або вилучення зі справи не дозволяється.
Є ще деякі умови засвідчення вірності копії документа, виданого громадянином, необхідною умовою є те, що справжність підпису громадянина на оригіналі документа повинна бути засвідчена нотаріусом, або посадовою особою виконкому місцевої ради, або підприємством, установою, організацією за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування громадянина (пункт 255 Інструкції).
При цьому нотаріус повинен звернути увагу на те, щоб справжність підпису громадянина на документі була засвідчена не тільки в певній установі, а й відповідною посадовою особою, і скріплена печаткою цієї установи.
У практиці трапляються випадки, коли немає потреби засвідчувати копію всього документа в цілому - громадянинові потрібен тільки витяг із документа. Засвідчення витягу з документа є можливим теж за певної умови: якщо в документі вміщено декілька не пов’язаних між собою питань, які можуть за своїм змістом існувати окремо один від одного. Витяг має відтворювати повний текст частини документа з певного питання. У разі виготовлення витягу з багатосторінкового документа обов’язковим є відтворення тексту першої та останньої сторінок, які надають можливість ідентифікувати документ, вірність копії якого засвідчується (пункт 258 Інструкції).
Порядок засвідчення вірності копії документів та виписок із них регулюється статтями 75-77 Закону України «Про нотаріат» та пунктами 255-259 Інструкції.
Відповідно до чинного законодавства ця дія може вчинятися в будь-якій державній нотаріальній конторі, тобто діє загальне правило територіальної компетенції. Засвідчувати вірність копії документів можуть приватні нотаріуси, а за кордоном - консульські установи. У населених пунктах, де немає нотаріусів, засвідчувати вірність копій документа мають право посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад, окрім документів призначених для дії за кордоном.
Із проханням засвідчити вірність документа до нотаріуса може звернутись як сам власник документа так, і (за довіреністю) інша особа, яка повинна мати при собі документ, що посвідчує її, а не громадянина, чиї копії документів будуть засвідчуватись.
Засвідчуючи вірність копій документів, нотаріус в обов’язковому порядку встановлює особу громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії. При цьому для встановлення особи можуть подаватися не тільки паспорт і документи що його замінюють, а й інші документи, які посвідчують особу: службові посвідчення, посвідчення водія, особи моряка, інваліда тощо.