Правові засади діяльності Департаменту

Департамент цифрової трансформації та забезпечення надання адміністративних послуг Рівненської міської ради (далі — Адміністратор реєстру), в особі заступника директора Департаменту цифрової трансформації та забезпечення надання адміністративних послуг Рівненської міської ради Наталії Шустик, яка діє на підставі Положення про Департамент цифрової трансформації та забезпечення надання адміністративних послуг Рівненської міської ради (нова редакція), затвердженого рішенням Рівненської міської ради 06.07.2023 № 3542, з однієї сторони, та Особа, що приєдналася до зазначеного Договору, шляхом надання Адміністратору реєстру Заяви про приєднання до умов цього Договору (далі — Учасник), з іншої сторони, разом іменовані Сторони, уклали цей Договір взаємодії про підключення до Реєстру Рівненської міської територіальної громади (далі — Договір) про таке:

1. Загальні положення

1.1. Цей Договір є договором приєднання в розумінні статті 634 Цивільного кодексу України і може бути укладений лише шляхом приєднання Учасника до всіх його умов в цілому, шляхом подання Адміністратору реєстру Заяви про приєднання до цього Договору (Додаток №1 до Договору) в порядку, передбаченому цим Договором.

1.2. Терміни в цьому Договорі вживаються у значеннях, наведених в законах України «Про інформацію», «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах», «Про електронні комунікації», «Про захист персональних даних», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», «Про адміністративні послуги», «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», «Про надання публічних (електронних публічних) послуг щодо декларування та реєстрації місця проживання в Україні» та у Положенні про Реєстр Рівненської міської територіальної громади у новій редакції, затвердженому рішенням Рівненської міської ради від 13.02.2025 №6088.

Цей перелік законодавства не є вичерпним. Вимоги законодавства України, нормативно-правових та нормативних актів, що стосуються мети, призначення та цілей цього Договору, можуть бути уточнені.

Інші поняття і терміни вживаються в цьому Договорі в значеннях, визначених чинним законодавством України.

1.3. Адміністратор реєстру, з метою ознайомлення Учасника зі змінами в даному Договорі, оприлюднює зміни до Договору таким шляхом:

1.3.1. розміщення Договору та додатків до цього Договору в новій редакції на офіційному вебсайті Адміністратора реєстру за посиланням https://www.cnaprv.gov.ua/

1.3.2. з одночасною E-mail розсилкою на адресу Учасника, вказану останнім у Заяві про приєднання до цього Договору (Додаток №1 до Договору). Моментом ознайомлення Учасника з оприлюдненою інформацією вважається момент, з якого інформація отримала вигляд доступної для Учасника відповідно до умов цього Договору. Чинна редакція Договору знаходиться на вебсайті Адміністратора реєстру за адресою: https://www.cnaprv.gov.ua/

2. Предмет договору

2.1. За умовами цього Договору та на підставі Заяви про приєднання до цього Договору (Додаток №1 до Договору) Учасник підключається до Реєстру Рівненської міської територіальної громади (далі — Реєстр), а Адміністратор реєстру надає доступ до інформаційно-комунікаційної системи, за допомогою якої здійснюється ведення Реєстру, для реалізації можливості перегляду в електронному вигляді знеособленої інформації та/або про кількість осіб, які зареєстровані або були зареєстровані в межах Рівненської міської територіальної громади, з метою здійснення Учасником повноважень, передбачених чинним законодавством та/або спрощення процедури отримання послуг Учасника мешканцями Рівненської міської територіальної громади.

2.2. Заява про приєднання до цього Договору (Додаток №1 до Договору) може бути подана виключно у разі наявності підстав, передбачених для надання доступу до Реєстру, які визначені у Положенні про Реєстр Рівненської міської територіальної громади у новій редакції, затвердженому рішенням Рівненської міської ради від 13.02.2025 № 6088, а саме:

2.2.1. на підставі рішення виконавчого комітету Рівненської міської ради про надання доступу до Реєстру;

2.2.2. якщо Учасник вже мав доступ до Реєстру до 2021 року на підставі Договору про електронний документообіг (такими учасниками можуть бути комунальні установи, які забезпечують мешканців громади житлово-комунальними послугами);

2.2.3. у випадках, передбачених постановою Кабінету Міністрів України «Деякі питання декларування і реєстрації місця проживання та ведення реєстрів територіальних громад» від 07.02.2022 №265;

2.2.4. виконавчим органам Рівненської міської ради.

3. Особливості підключення до реєстру

3.1. У відповідності до Положення про Реєстр Рівненської міської територіальної громади у новій редакції, затвердженого рішенням Рівненської міської ради від 13.02.2025 №6088, Адміністратор реєстру присвоює Учаснику певну групу користувача Реєстру, в залежності від якої Учасники матимуть різні повноваження та права щодо перегляду інформації, що міститься в Реєстрі.

Групи користувачів, які може бути присвоєно Учаснику цього Договору:

• комунальні установи, які забезпечують мешканців громади житлово-комунальними послугами;
• органи статистики;
• нотаріуси, які вчиняють нотаріальні дії щодо нерухомого майна, розташованого в межах Рівненської міської територіальної громади;
• комунальні соціальні заклади;
• виконавчі органи Рівненської міської ради.

У разі необхідності, можуть створюватися додаткові групи користувачів.

3.2. Повноваження та права щодо перегляду інформації, що міститься в Реєстрі, визначаються Департаментом цифрової трансформації та забезпечення надання адміністративних послуг Рівненської міської ради як Розпорядником Реєстру у значенні, визначеному пунктами 3 та 4 Порядку створення, ведення та адміністрування реєстрів територіальних громад, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України «Деякі питання декларування і реєстрації місця проживання та ведення реєстрів територіальних громад» від 07.02.2022 №265, на підставі повноважень Учасників, визначених чинним законодавством України, та з метою належного захисту персональних даних мешканців Рівненської міської територіальної громади.

3.3. Технічні вимоги до Учасника, які передбачені для роботи з інформаційно-комунікаційною системою, за допомогою якої здійснюється ведення Реєстру, визначені у Додатку №2 до Договору. Учасник самостійно та за власний кошт налаштовує своє робоче місце у відповідності до цих вимог згідно з інструкцією, наданою Адміністратором реєстру (Додаток №3 до Договору).

3.4. Разом із Заявою про приєднання до цього Договору (Додаток №1 до Договору) Учасник надсилає Адміністратору реєстру сертифікат відповідності ключа за типом використання «цифровий підпис, неспростовність» до захищеного носія, за допомогою якого буде здійснюватися вхід до Реєстру (інструкція щодо пошуку сертифікату відображена у Додатку №3 до Договору).

3.5. Заява про приєднання до цього Договору (Додаток №1 до Договору) подається Учасником:

3.5.1. шляхом направлення скан-копії підписаної заяви разом із сертифікатом, передбаченим пунктом 3.4 цього Договору, на електронну пошту Адміністратора реєстру dznap@rivnerada.gov.ua;

3.5.2. з одночасним надсиланням документів (окрім вищезгаданого сертифікату) поштовим відправленням на адресу Департаменту цифрової трансформації та забезпечення надання адміністративних послуг Рівненської міської ради: майдан Просвіти 2, м. Рівне, 33028.

3.6. Розгляд Заяви про приєднання до цього Договору здійснюється Адміністратором реєстру протягом 5-ти робочих днів з моменту отримання поштового відправлення. За результатами розгляду заяви Адміністратор реєстру повідомляє Учасника про надання доступу до Реєстру або про відмову у наданні такого доступу за допомогою засобів комунікації, зазначених Учасником у Заяві про приєднання до Договору. У разі виявлення у Заяві про приєднання до Договору помилок, Адміністратор повідомляє про це Учасника (термін для виправлення недоліків обговорюється Сторонами за спільною згодою).

3.7. У разі надання Учаснику доступу до Реєстру Адміністратор реєстру за допомогою засобів комунікації, зазначених Учасником у Заяві про приєднання до Договору, надсилає програмне забезпечення для встановлення захищеного каналу зв’язку між персональним комп’ютером Учасника та Реєстром. Також отримати відповідне програмне забезпечення можливо шляхом запису відповідних файлів на флеш-накопичувач Учасника безпосередньо в Адміністратора реєстру.

4. Права та обов’язки сторін

4.1. Сторони при виконанні умов цього Договору та роботі з Реєстром зобов’язані керуватись та дотримуватись вимог законів України «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах», «Про захист персональних даних», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» та інших нормативно-правових актів України, у тому числі, які регулюють відносини щодо функціонування реєстрів територіальних громад.

4.2. Отримуючи доступ до Реєстру шляхом укладання цього Договору, Учасник зобов’язується дотримуватись таких вимог і правил:

4.2.1. забезпечувати при підключенні до інформаційно-комунікаційної системи, за допомогою якої здійснюється ведення Реєстру, послідовність дій, передбачених інструкцією (Додаток №3 до Договору);

4.2.2. інформувати фізичних осіб, які звертаються до Учасника, про можливість використання інформації, яка міститься в Реєстрі, з метою спрощення процедури надання послуг Учасника мешканцям Рівненської міської територіальної громади.

Учасник не має права встановлювати/вимагати/приймати від мешканців громади плату за використання та пошук інформації, яка міститься у Реєстрі;

4.2.3. використовувати дані, які містяться в Реєстрі, виключно з метою, передбаченою чинним законодавством.

4.2.4. використовувати при взаємодії з Реєстром громади виключно передбачені чинним законодавством України засоби, які забезпечують безпечний доступ до інформаційно-комунікаційних систем;

4.2.5. дотримуватись вимог нормативно-правових, нормативних актів та інших передбачених чинним законодавством України документів, що встановлюють порядок функціонування реєстрів територіальних громад, в межах повноважень, визначених цим Договором та чинним законодавством України;

4.2.6. здійснювати актуалізацію (оновлення) відповідних даних (у тому числі про себе та працівників, яким надано доступ до Реєстру) відразу ж (але не пізніше 7 робочих днів) після запровадження таких змін шляхом повідомлення про це Адміністратора реєстру письмовим повідомленням у довільній формі;

4.2.7. негайно інформувати Адміністратора реєстру про будь-яку проблему (помилку), пов’язану з користуванням Реєстром та/або яка виникла у процесі такого користування, а також про обставини, за яких така проблема (помилка) виникла, і про наслідки, яких можуть зазнати Сторони у зв’язку із цим;

4.2.8. негайно інформувати Адміністратора реєстру про будь-який інцидент щодо: безпеки Реєстру, функціонування Реєстру, їх взаємодії та/або про безпосередню загрозу виникнення такого інциденту;

4.2.9. надавати на письмову вимогу Адміністратора реєстру необхідну інформацію для оцінки рівня захисту Реєстру, інформацію про правила безпеки та опис застосування впроваджених заходів;

4.2.10. виконувати рекомендації Адміністратора реєстру щодо порядку користування Реєстром та експлуатації підключення.

4.3. Учасник має право:

4.3.1. вимагати від Адміністратора реєстру підключення до Реєстру відповідно до вимог та умов, визначених у цьому Договорі;

4.3.2. цілодобового доступу до Реєстру;

4.3.3. звертатися із заявами в довільній формі про тимчасове або повне припинення підключення до Реєстру, а також з будь-яких інших організаційних питань, що стосуються виконання умов Договору, за допомогою доступних засобів комунікації;

4.3.4. вимагати від Адміністратора реєстру виконання зобов’язань за цим Договором;

4.3.5. отримувати від Адміністратора реєстру необхідні роз’яснення щодо порядку роботи із Реєстром.

4.4. Адміністратор реєстру зобов’язується:

4.4.1. забезпечити Учаснику можливість здійснити попереднє тестування Реєстру;

4.4.2. надавати консультативну допомогу Учаснику щодо роботи із Реєстром засобами електронного та телефонного зв’язку.

4.5. Адміністратор реєстру має право:

4.5.1. направляти Учаснику письмові/електронні повідомлення з питань, що стосуються роботи Реєстру. При цьому електронні повідомлення Адміністратора реєстру, які направляються Учаснику та/або повідомлення, що розміщуються на офіційному вебсайті Адміністратора реєстру, за статусом прирівнюються до офіційних письмових повідомлень та обов’язково приймаються до уваги Учасником;

4.5.2. вимагати від Учасника належного виконання зобов’язань за цим Договором;

4.5.3. негайно припинити дію Договору, обмежити будь-які права Учасника, передбачені Договором, та/або надати строк для усунення недоліків, розірвати Договір, якщо Учасник:

• порушує умови Договору або вимоги чинного законодавства України, які регулюють відповідні правовідносини, особливо у частині захисту персональних даних;
• надав Адміністратору реєстру недостовірні або неповні дані;
• втратив право на використання (доступ) до відомостей Реєстру.

4.5.4. припинити дію Договору через неможливість його виконання, сповістивши про це Учасника за допомогою засобів комунікації, зазначених Учасником у Заяві про приєднання до Договору, у випадках:

• внесення змін до нормативно-правових актів, якими врегульовано порядок функціонування Реєстру;
• прийняття, відповідно до вимог законодавства, рішення про припинення функціонування Реєстру;
• в інших випадках у разі наявності обґрунтованих підстав.

5. Обробка персональних даних учасником

5.1. Учасник в межах своїх повноважень зобов’язується дотримуватися таких вимог щодо обробки персональних даних осіб, відомості про яких внесені до Реєстру:

5.1.1. здійснювати обробку персональних даних у законний, правомірний, прозорий спосіб і за наявністю належних підстав для їх обробки;

5.1.2. збирати персональні дані лише для визначеної, чіткої і законної мети і в подальшому не обробляти у спосіб, що є несумісним з такою метою;

5.1.3. обмежити обробку персональних даних мірою необхідності в них з огляду на мету обробки;

5.1.4. здійснювати обробку в спосіб, що забезпечує належну безпеку персональних даних, у тому числі захист проти несанкціонованої чи незаконної обробки та проти ненавмисної втрати, знищення чи завдання шкоди, із застосуванням технічних і організаційних інструментів;

5.1.5. не передавати право на роботу в Реєстрі третім особам та не створювати для третіх осіб можливості доступу до Реєстру;

5.1.6. вжити інші організаційні та технічні заходи для забезпечення належного захисту персональних даних, серед іншого, проводити регулярні навчання для уповноважених Учасником на обробку персональних даних користувачів щодо захисту персональних даних в Реєстрі;

5.1.7. без необґрунтованої затримки, але не пізніше ніж протягом 2 (двох) годин, повідомити Адміністратора реєстру про будь-яку несанкціоновану або незаконну обробку, ненавмисну втрату, знищення або передачу персональних даних та надати повну інформацію про такий інцидент, а також заходи, що було вжито для реагування на інцидент.

5.2. Учасник зобов’язаний співпрацювати з Адміністратором реєстру в питаннях захисту персональних даних і без необґрунтованої затримки надавати інформацію та документи, що необхідні для підтвердження дотримання зобов’язань Учасника, встановлених в розділі 6 Договору.

6. Умови медіа співпраці

6.1. Учасник може оприлюднювати інформацію (проводити медіакомунікації, робити публікації, розміщувати інформацію на вебресурсах тощо) про підключення до Реєстру тільки за умови попереднього погодження такого оприлюднення з Адміністратором Реєстру.

6.2. Інформація, що потребує попереднього погодження з Адміністратором реєстру:

• матеріали (тексти, зображення та інший контент);
• місце розміщення таких матеріалів;
• запланована дата розміщення.

7. Відповідальність сторін

7.1. Сторони несуть відповідальність за невиконання або неналежне виконання умов цього Договору у відповідності до цього Договору та вимог чинного законодавства України.

7.2. Сторони не несуть відповідальності за порушення своїх зобов’язань за цим Договором, якщо воно сталося не з їх вини. Сторона вважається невинуватою, якщо вона доведе, що вжила всіх залежних від неї заходів для належного виконання зобов’язання.

7.3. Учасник несе відповідальність за неналежний захист персональних даних, які були зібрані ним в межах своїх повноважень під час роботи у Реєстрі, та обробку персональних даних, які стали доступні йому у зв’язку із укладенням цього Договору, або у випадках, не передбачених чинним законодавством.

7.4. Адміністратор реєстру не несе відповідальності за якість та надійність роботи комунікаційних мереж, які використовує Учасник під час роботи у Реєстрі, а також за придатність цих мереж для передачі даних; за якість обладнання, яке використовує Учасник під час роботи у Реєстрі; за збої у роботі комп’ютерної техніки Учасника.

7.5. Сторони несуть відповідальність за розголошення інформації, яка стала їм відома у зв’язку з укладенням цього Договору.

7.6. Сторони звільняються від відповідальності за повне або часткове невиконання зобов’язань за Договором, якщо таке невиконання викликане дією непереборної сили («форс-мажор») надзвичайних і невідворотних за даних умов обставин. До них, у т.ч., віднесені масові заворушення, рішення органів державної влади, стихійні лиха, пожежі, військові дії, катастрофи, перебої в електроживленні, глобальні перебої в роботі українських і міжнародних сегментів мережі Інтернет, збої систем маршрутизації, збої в розподіленій системі доменних імен, збої, викликані хакерськими і DDOS-атаками тощо.

8. Порядок вирішення спорів

8.1. У випадку виникнення спорів або розбіжностей, Сторони зобов’язуються вирішувати їх шляхом взаємних переговорів та консультацій.

8.2. У разі недосягнення Сторонами згоди, спори (розбіжності) вирішуються у судовому порядку.

9. Строк дії договору та умови його припинення

9.1. Договір набуває чинності з моменту прийняття Адміністратором реєстру належним чином заповненої Учасником Заяви про приєднання до цього Договору (Додаток 1 до Договору).

9.2. Цей Договір діє один рік з моменту надання Учаснику доступу до Реєстру. Дія Договору автоматично продовжується на кожний наступний календарний рік, якщо за 15 днів до його закінчення від Сторін не надійде звернення про його розірвання.

9.3. Дія цього Договору достроково припиняється:

9.3.1. за взаємною згодою Сторін;

9.3.2. за рішенням суду, що набрало чинності;

9.3.3. Адміністратором реєстру у разі невиконання Учасником своїх зобов’язань за цим Договором; порушення Учасником умов цього Договору; порушення Учасником вимог чинного законодавства щодо роботи із реєстрами територіальної громади; недотримання Учасником нормативно-правових актів у сфері захисту персональних даних.

9.3.4. з ініціативи однієї із Сторін з обов’язковим попередженням іншої Сторони у письмовій формі не пізніше, ніж за 10 (десять) календарних днів до планової дати розірвання Договору;

9.3.5. з інших підстав, передбачених чинним законодавством України та цим Договором.

9.4. Учасник має право достроково припинити дію Договору у випадку, якщо він не погоджується зі змінами його умов, що вносяться в порядку, визначеному розділом 11 цього Договору. Учасник протягом 7 (семи) робочих днів з дня оприлюднення Адміністратором реєстру інформації про зміни умов Договору та отримання E-mail розсилки про такі зміни згідно з пунктом 1.3 Договору, має направити Адміністратору реєстру повідомлення про припинення Договору у письмовій формі (у тому числі в електронній формі на електронну адресу dznap@rivnerada.gov.ua). Дія Договору, в такому випадку, вважається припиненою з дня набрання чинності відповідних змін до Договору. З дня припинення дії Договору у порядку, визначеному цим пунктом, Адміністратор реєстру припиняє доступ усіх користувачів Учасника до Реєстру.

У разі, якщо Учасник після отримання повідомлення про внесення змін до Договору продовжує роботу у Реєстрі, це означає його повну згоду з усіма умовами цього Договору, в тому числі внесеними до нього змінами, незалежно від часу початку такої взаємодії.

10. Внесення змін до договору

10.1. Адміністратор реєстру вправі в односторонньому порядку вносити зміни в даний Договір, у тому числі шляхом затвердження нової редакції Договору, за умови оприлюднення інформації про зміни в порядку, передбаченому п. 1.3 Договору.

10.2. Зміни до Договору набувають чинності з моменту оприлюднення змін до Договору.

10.3. Адміністратор реєстру не несе будь-якої відповідальності у випадку, коли інформація про зміну Договору, що оприлюднена в порядку та у строки, встановлені цим Договором, не була отримана та/або вивчена та/або правильно зрозуміла Учасником.

10.4. Будь-які зміни Договору з моменту набрання ним чинності поширюються на всіх осіб, що приєдналися до Договору, у тому числі на тих, що приєдналися до Договору раніше дати набрання чинності змін до Договору.

11. Додатки до договору

11.1. Невід’ємною частиною цього Договору є:

• Додаток 1: бланк заяви про приєднання до Договору, форма 1-А для нотаріусів, форма 1-Б для юридичних осіб;
• Додаток 2: технічні вимоги;
• Додаток 3: інструкція про порядок підключення до Реєстру;
• та усі інші додатки, які в подальшому будуть внесені до цього Договору.

12. Реквізити сторін